Коротко о главном
- Заявление о переводе пишет работник, когда сам просит новую должность или подразделение. Если перевод инициирует работодатель, документ оформляют иначе — уведомлением.
- Перевод и перемещение — разные вещи по Трудовому кодексу: перевод меняет должность или подразделение и требует письменного согласия, перемещение — просто другое рабочее место без изменения условий, согласие не нужно.
- После заявления оформляют не приказ сразу, а сначала письменное дополнительное соглашение к трудовому договору — это обязательный документ, который часто забывают.
- Перевод бывает постоянным и временным, и это разные основания в законе, а не формулировка на усмотрение кадровика.
Заявление о переводе — не единый документ на все случаи, а связка из нескольких выборов: постоянно или временно, внутри отдела или к другому работодателю, по своей инициативе или по предложению руководства. От этих выборов зависит, что писать в заявлении и какие документы последуют за ним.
Кто пишет заявление: работник или работодатель
Инициатором перевода может быть любая из сторон, но документы у них разные. Если предложение исходит от работодателя — например, компания меняет структуру или хочет закрыть вакансию своим сотрудником — работника не заставляют, а предлагают перевод, и он вправе отказаться. Согласие в этом случае оформляют не заявлением, а подписью работника на уведомлении или на самом дополнительном соглашении.
Заявление в привычном смысле — с шапкой и словом «Прошу» — пишет работник, когда сам обращается к руководителю с просьбой перевести его на другую должность, в другой отдел или на новый график задач. Ниже — как оформить такую просьбу и что происходит после того, как её подписали.
Перевод и перемещение — разные вещи, и это не формальность
Кадровые термины «перевод» и «перемещение» путают чаще всего, хотя статья 72.1 Трудового кодекса РФ разводит их однозначно.
Перевод — это изменение трудовой функции работника (то есть должности, круга обязанностей) и/или структурного подразделения, если оно прямо названо в трудовом договоре. Перевод требует письменного согласия работника — без него менять должность нельзя, кроме узкого списка чрезвычайных случаев из статьи 72.2 ТК РФ.
Перемещение — то же самое рабочее место у того же работодателя, просто другой кабинет, стол, механизм или подразделение в той же местности, если должность и условия трудового договора при этом не меняются. Перемещение согласия не требует: работодатель может просто уведомить.
Разница на практике: если после переезда в другой отдел у вас изменилась должность в трудовой книжке или обязанности по факту стали другими — это перевод, и работодатель обязан получить ваше письменное согласие. Если поменялся только стол и начальник отдела, а должность и обязанности те же — это перемещение, и заявление здесь просто не нужно.
Постоянный перевод и временный — разное основание, а не формулировка
Работник вправе попросить о переводе и постоянно, и на время — это два разных случая по Трудовому кодексу, а не разница в словах заявления.
Постоянный перевод — окончательное изменение должности или подразделения, без обратного пути «по умолчанию»: чтобы вернуться на прежнее место, придётся заново договариваться и снова менять трудовой договор.
Временный перевод регулирует статья 72.2 ТК РФ: по соглашению сторон работника переводят на срок до одного года (или до выхода основного сотрудника, если временный перевод — на замену). По истечении срока работника обязаны вернуть на прежнюю работу, а если этого не произошло и работник продолжает трудиться на новом месте, условие о временном характере перевода теряет силу — перевод считается постоянным.
В заявлении обязательно указывайте, о каком переводе просите: если это временная замена коллеги в декрете или на время его больничного, но в тексте не будет ни слова про срок, кадровая служба вправе оформить перевод как постоянный.
Как написать заявление о переводе: образец
Заявление о переводе строится по тем же правилам, что и любое другое заявление на работе: шапка, название документа, текст просьбы, дата, подпись. Разница — в самом тексте просьбы, где важно назвать три вещи: новую должность (и подразделение, если оно меняется), срок — постоянно или временно, до какой даты, и дату, с которой перевод должен вступить в силу.
Типовой текст для перевода внутри одной организации:
Если перевод временный, вместо «на постоянной основе» пишут «временно, на период отсутствия основного работника Фамилия И. О.» или «временно, сроком до 1 марта 2027 года» — без этой формулировки временный характер перевода потом сложно доказать.
Для перевода к другому работодателю текст просьбы отличается: заявление пишут уже в новую организацию, а не в старую, и ссылаются на приглашение или согласие принять «в порядке перевода» — этот сценарий разберём отдельно ниже.
Что происходит после того, как заявление подписано
Заявление — только начало процедуры, а не сам перевод. Дальше по порядку идут три документа, и пропускать ни один из них нельзя.
Сначала — письменное дополнительное соглашение к трудовому договору. Статья 72 ТК РФ прямо требует, что изменение условий, о которых стороны договаривались при найме (должность — одно из таких условий), оформляется только по соглашению сторон и только в письменной форме. Устного «ладно, переводим» и подписанного заявления недостаточно — без дополнительного соглашения перевод юридически не состоялся, даже если работник уже приступил к новым обязанностям.
Затем работодатель издаёт приказ о переводе — внутренний документ, на основании которого вносятся все дальнейшие изменения: в личную карточку, в табель, в расчёт зарплаты по новой должности.
Наконец, для постоянного перевода вносится запись в трудовую книжку (если она ведётся в бумажном виде) либо сведения передаются в электронном формате — для временного перевода запись не делают, поскольку сотрудник в любой момент должен вернуться на прежнюю должность.
Если после подписания заявления вам не показали дополнительное соглашение и не дали с ним ознакомиться — вежливо попросите: без него у вас на руках остаётся только просьба, без юридически оформленного согласия сторон.
Перевод внутри организации и перевод к другому работодателю
Большинство заявлений о переводе — это перемещение внутри одной компании: в другой отдел, на повышение, в филиал в том же городе. Здесь всё, что описано выше, применяется без изменений: заявление, согласие, дополнительное соглашение, приказ.
Отдельный случай — перевод к другому работодателю, когда сотрудника приглашают на работу в другую организацию именно «в порядке перевода». Это не увольнение по собственному желанию с последующим трудоустройством, а отдельная процедура: увольнение с прежнего места оформляется по пункту 5 части первой статьи 77 ТК РФ, как перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю. На новом месте у работника при этом появляется гарантия по части 4 статьи 64 ТК РФ: если его пригласили в письменной форме в порядке перевода, отказать ему в заключении трудового договора в течение месяца со дня увольнения с прежней работы нельзя.
Заявление в этом случае пишут дважды: сначала — на увольнение переводом на прежнем месте (со ссылкой на приглашение от нового работодателя), затем — на приём на работу в порядке перевода на новом. Без письменного приглашения новой организации эта схема не работает — устной договорённости о переходе для гарантии по статье 64 недостаточно.
Быстрый способ составить заявление о переводе
Если тип перевода понятен, а собирать формулировку из статей кодекса по одной не хочется, тот же результат можно получить в чате с ассистентом Veruna для заявлений. Вы указываете новую должность, подразделение и срок — постоянно или временно, до какой даты, — а ассистент собирает текст просьбы по нужной структуре и не подставляет вымышленные названия отделов или ФИО руководителя: если каких-то данных не хватает, он уточнит их вопросом.
Это не готовый бланк для скачивания, а рабочий черновик под вашу ситуацию — с шапкой, формулировкой и местом для даты и подписи, который останется только напечатать и подписать.
Частые ситуации, когда пишут заявление о переводе
Перевод по состоянию здоровья. Если по медицинскому заключению работник не может выполнять прежнюю работу, применяется статья 73 ТК РФ: работодатель обязан предложить другую подходящую вакансию, а если работник согласен — перевести его, временно или постоянно, в зависимости от рекомендованного срока ограничений.
Перевод на повышение. Заявление здесь чаще инициативное — сотрудник сам просит рассмотреть его на открывшуюся вакансию внутри компании. Дополнительное соглашение в этом случае обычно меняет не только должность, но и оклад, поэтому стоит заранее уточнить оба условия, прежде чем подписывать документ.
Перевод при реорганизации отдела. Когда компания объединяет или переименовывает подразделения, часть сотрудников переводят в новые структурные единицы. Если при этом должность и обязанности не меняются — это чаще перемещение, а не перевод, и заявление не требуется; если меняется структурное подразделение, указанное в трудовом договоре, — нужен перевод с письменным согласием.
Если вместо перевода нужен просто отгул за отработанное время — для этого пригодится заявление на отгул, а если предстоит академический отпуск в вузе или колледже — разбор в статье про заявление на академический отпуск. Общие правила оформления любого заявления — реквизиты шапки, падежи, дата и подпись — собраны в статье «Как написать заявление».